Conditions générales de vente

Les présentes Conditions Générales de Vente et de Prestation (ci-après les « Conditions Générales ») constituent l'Annexe 1 du contrat-cadre de prestation de services conclu entre le Client et Rekov (Ugo Tricas, entrepreneur individuel). Elles s'appliquent à tout Dossier confié à Rekov pendant la durée du contrat-cadre, sans qu'il soit besoin de les signer à nouveau à chaque Dossier. Elles sont remises au Client avant la signature du contrat-cadre et sont accessibles à tout moment sur cette page.

Article 1 — Définitions

(a)« Dossier » désigne l'ensemble des documents et analyses produits par Rekov à l'issue d'une mission portant sur une ou plusieurs factures de transport, comprenant notamment le chiffrage des Écarts, leurs pièces justificatives, et les modèles de courrier destinés au transporteur.
(b)« Écart avéré » désigne un écart de facturation dont l'existence et le montant sont établis avec certitude par Rekov sur la base des documents contractuels et tarifaires fournis par le Client.
(c)« Écart à revérifier » désigne une anomalie suspectée par Rekov mais dont la confirmation nécessite une vérification complémentaire ; un tel écart n'est jamais comptabilisé dans le montant total des Écarts avérés ni facturé au Client.
(d)« Bon de Mission » désigne le document par lequel le Client confie à Rekov l'audit d'une ou plusieurs factures déterminées.
(e)« Réclamation » désigne le courrier électronique initial par lequel le Client conteste, auprès du transporteur, les Écarts identifiés dans le Dossier.
(f)« Relance » et « Mise en Demeure » désignent les courriers électroniques successifs adressés par le Client au transporteur en l'absence de réponse à la Réclamation, selon le calendrier fixé à l'article 5.2.
(g)« Date d'Envoi » désigne la date à laquelle le Client adresse la Réclamation au transporteur.

Article 2 — Description de la prestation

2.1 Diagnostic préalable

Préalablement à toute mission, Rekov propose gratuitement et sans engagement un chiffrage estimatif des Écarts susceptibles d'affecter les factures transmises par le Client.

2.2 Contenu du Dossier

Après validation du Bon de Mission et paiement de la commission dans les conditions de l'article 4, Rekov établit et livre au Client un Dossier comprenant :

(a)le détail de chaque Écart avéré, chiffré ligne par ligne ;
(b)la source de chaque Écart, clause contractuelle ou indice de référence applicable ;
(c)la pièce justificative correspondante ;
(d)le montant total des Écarts avérés à réclamer ;
(e)un modèle de courrier de Réclamation, un modèle de Relance et un modèle de Mise en Demeure, rédigés et prêts à l'envoi.

2.3 Exclusions

La prestation de Rekov se limite à l'analyse, au chiffrage et à la production des documents décrits à l'article 2.2. Rekov n'intervient à aucun moment, directement ou indirectement, dans la négociation ou la réclamation auprès du transporteur, n'entre en contact avec celui-ci sous aucune forme, et ne représente pas le Client à son égard. Le Client adresse personnellement, en son nom propre et depuis ses propres moyens de communication, l'ensemble des courriers destinés au transporteur.

Article 3 — Modalités d'exécution

3.1 Dépôt des factures

Le Client dépose les factures et documents contractuels nécessaires à l'audit via un lien de dépôt sécurisé et individuel, communiqué par Rekov pour chaque Dossier.

3.2 Traitement des données

Conformément à l'article 9, les documents déposés font l'objet d'une minimisation après extraction des données nécessaires à l'audit.

3.3 Bon de Mission

Chaque Dossier est formalisé par un Bon de Mission précisant la ou les factures concernées, le montant total des Écarts avérés détectés, et le montant de la commission due. La validation du Bon de Mission par le Client, accompagnée du paiement prévu à l'article 4, vaut acceptation de la mission et déclenche la livraison du Dossier complet.

Article 4 — Tarification et paiement

4.1 Commission

La commission due à Rekov au titre de chaque Dossier est égale à vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total des Écarts avérés figurant au Dossier, sans pouvoir être inférieure à un montant plancher de cinquante euros (50 €) hors taxes par Dossier. Rekov étant soumis au régime de la franchise en base de TVA (article 293 B du Code général des impôts), ce montant s'entend net de taxe.

4.2 Modalités de paiement

La commission est exigible et payable par virement bancaire instantané au moment de la validation du Bon de Mission par le Client, préalablement à la génération et à la livraison du Dossier complet. Rekov n'est tenu de livrer le Dossier qu'après réception effective du paiement.

4.3 Diagnostic gratuit

Le diagnostic préalable visé à l'article 2.1 n'entraîne aucune obligation de paiement tant que le Client n'a pas validé de Bon de Mission.

Article 5 — Garantie de remboursement

5.1 Principe

La commission perçue par Rekov au titre d'un Dossier est remboursée au Client, selon les modalités et le calcul décrits ci-après, dans les deux cas suivants exclusivement :

(a)le transporteur oppose un refus écrit et explicite, total ou partiel, aux Écarts réclamés ;
(b)le transporteur reste silencieux à l'issue de l'intégralité de la séquence de relance décrite à l'article 5.2, ce silence valant alors refus.

En dehors de ces deux cas, la commission reste définitivement acquise à Rekov.

5.2 Séquence de réclamation

Le Client s'engage à respecter le calendrier suivant :

(a)il adresse la Réclamation au transporteur dans un délai de trente (30) jours à compter de la livraison du Dossier, en plaçant systématiquement Rekov en copie (Cc) ; à défaut d'envoi dans ce délai, la garantie de remboursement devient caduque, sauf prolongation accordée par écrit par Rekov sur demande motivée du Client formulée avant l'expiration du délai ;
(b)à défaut de réponse écrite du transporteur dans les vingt (20) jours suivant la Date d'Envoi, le Client adresse la Relance, en copie à Rekov ;
(c)à défaut de réponse écrite du transporteur dans les quarante-cinq (45) jours suivant la Date d'Envoi, le Client adresse la Mise en Demeure, en copie à Rekov, fixant au transporteur un délai de réponse de quinze (15) jours ;
(d)à défaut de réponse écrite du transporteur dans les soixante (60) jours suivant la Date d'Envoi, le silence du transporteur est réputé constituer un refus au sens de l'article 5.1(b).

5.3 Justificatifs requis

Pour toute demande de remboursement, le Client transmet à Rekov :

(a)les fichiers bruts, au format .eml ou équivalent, de l'ensemble des échanges avec le transporteur, à l'exclusion de toute capture d'écran ou reproduction non native ;
(b)en cas de refus écrit, ce courrier de refus ;
(c)en cas de silence au sens de l'article 5.2(d), une attestation sur l'honneur signée, certifiant l'absence de toute réponse du transporteur ainsi que l'absence de tout paiement, avoir ou compensation de quelque nature que ce soit reçu du transporteur en lien avec les Écarts objet du Dossier.

5.4 Délai de forclusion

Le Client dispose d'un délai de trente (30) jours à compter, selon le cas, de la réception du refus écrit ou de l'expiration du délai visé à l'article 5.2(d), pour transmettre à Rekov les justificatifs mentionnés à l'article 5.3. À défaut, la garantie de remboursement est réputée non exercée et s'éteint définitivement pour le Dossier concerné.

5.5 Calcul du remboursement

Le remboursement est calculé selon la formule suivante : Remboursement = Commission × (Montant des Écarts non recouvrés ÷ Montant total des Écarts avérés du Dossier). Le Montant des Écarts non recouvrés correspond à la différence entre le montant total des Écarts avérés du Dossier et le montant effectivement obtenu par le Client auprès du transporteur, tous Écarts confondus. En cas de refus total ou de silence au sens de l'article 5.2(d), ce montant recouvré étant nul, le remboursement est intégral.

Exemple : pour un Dossier faisant état de 2 000 € d'Écarts avérés (commission de 500 €), si le transporteur ne règle que 1 200 €, le montant non recouvré est de 800 €, et le remboursement dû est de 500 × (800 / 2 000) = 200 €.

5.6 Versement

Après vérification des justificatifs transmis, Rekov verse le remboursement dû dans un délai de cinq (5) jours ouvrés.

Article 6 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

(a)fournir des documents et informations exacts, complets et sincères pour les besoins de l'audit ;
(b)adresser personnellement, en son nom propre, l'ensemble des courriers destinés au transporteur, sans délégation à Rekov ;
(c)informer sans délai Rekov de toute réponse, tout paiement, avoir ou compensation reçu du transporteur en lien avec un Dossier, y compris postérieurement à un remboursement déjà versé ;
(d)ne formuler aucune déclaration inexacte ou mensongère aux fins d'obtenir un remboursement auquel il ne pourrait prétendre.

Article 7 — Clause de reversement

Si Rekov établit, dans un délai de vingt-quatre (24) mois à compter du versement d'un remboursement, que le Client a perçu, directement ou indirectement, un paiement, un avoir ou toute autre forme de compensation du transporteur portant sur tout ou partie des Écarts ayant donné lieu à ce remboursement, sans en avoir informé Rekov conformément à l'article 6(c), Rekov est en droit d'exiger la restitution intégrale du remboursement versé. Cette restitution s'exerce sans préjudice du droit de Rekov de refuser toute mission ultérieure émanant du Client concerné.

Article 8 — Responsabilité

8.1 Obligation de moyens

Rekov est tenu d'une obligation de moyens dans la réalisation de l'audit ; il ne garantit ni l'exactitude absolue du chiffrage ni l'issue de la démarche entreprise par le Client auprès du transporteur, laquelle demeure sous l'entière responsabilité de ce dernier.

8.2 Plafond de responsabilité

Sauf faute lourde ou dolosive de Rekov, la responsabilité de celui-ci, tous préjudices confondus, est plafonnée au montant de la commission effectivement perçue au titre du Dossier concerné. Rekov ne saurait en aucun cas être tenu responsable des préjudices indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, d'exploitation, de clientèle ou d'image.

Article 9 — Confidentialité et protection des données

(a)Rekov s'engage à traiter les documents et informations transmis par le Client avec la plus stricte confidentialité et conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
(b)Chaque dépôt de facture s'effectue via un lien individuel et non public, propre à chaque Client.
(c)Le document source déposé par le Client est supprimé après extraction exploitable des données nécessaires à l'audit ; cette suppression constitue une mesure de minimisation des données et non une anonymisation.
(d)Un dispositif technique fait obstacle à la transmission de toute donnée bancaire (IBAN) ou de tout numéro de téléphone personnel identifié dans les documents avant l'envoi d'un Dossier de réclamation.
(e)Aucune donnée n'est communiquée à un tiers autre que le transporteur destinataire désigné par le Client lui-même.

Le détail du traitement des données est précisé dans la politique de confidentialité.

Article 10 — Propriété du Dossier

Une fois la commission intégralement payée conformément à l'article 4, le Dossier livré est la propriété du Client, qui peut en faire l'usage qu'il souhaite pour les besoins de sa réclamation. Rekov conserve la pleine propriété de sa méthode, de ses outils et de son savoir-faire, lesquels ne sont cédés à aucun titre.

Article 11 — Durée

Le contrat-cadre est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa signature. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment, moyennant un préavis écrit de quinze (15) jours calendaires adressé par tout moyen écrit, un courrier électronique étant suffisant à cet effet. La résiliation du contrat-cadre est sans effet sur les Dossiers en cours à la date de résiliation, lesquels se poursuivent jusqu'à leur terme dans les conditions prévues par les présentes, notamment s'agissant de la garantie de remboursement définie à l'article 5.

Article 12 — Règlement des différends

12.1 Médiation préalable

En cas de différend relatif à la formation, l'exécution ou l'interprétation du contrat, les parties s'engagent à rechercher de bonne foi une résolution amiable, par tout échange écrit, dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du différend par la partie la plus diligente. Aucune action judiciaire ne pourra être introduite avant l'expiration de ce délai, sauf mesure conservatoire ou urgente.

12.2 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, tout différend relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Nanterre, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Article 13 — Dispositions générales

13.1 Intégralité de l'accord

Le contrat-cadre, ses annexes et les Bons de Mission expriment l'intégralité de l'accord des parties et remplacent tout accord, écrit ou oral, antérieur portant sur le même objet.

13.2 Nullité partielle

Si l'une des clauses du contrat était déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses conserveraient leur plein effet.

13.3 Non-renonciation

Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement de l'autre partie à l'une de ses obligations ne saurait être interprété pour l'avenir comme une renonciation à l'obligation en cause.

13.4 Droit applicable

Le contrat est soumis au droit français.

Contact

Pour toute question relative aux présentes Conditions Générales : Ugo Tricas — Rekov, 06 76 14 68 31. Coordonnées complètes dans les mentions légales.

Conditions générales de vente et de prestation